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好风凭借力!成立逾60年的国资科研单位选用通达OA优化产业升级

时间: 2022-04-19 15:20:04 作者:通达软件

站在科技前沿的科研院所,不断探寻着人类进步的奥秘,一直以创新作为安身立命之本。新时期以来,随着我国科技体制改革全面发力、多点突破、持续向纵深推进,且在云计算、大数据、AI等新兴技术的影响下,无数科研单位正在步入深度融合、管理创新的新阶段。然而,作为典型的技术、知识密集型组织,科研院所大多通过项目制经营业务,尽管借助相关系统,让协作效能有所提升,但在历经市场化运作后身处愈发激烈的竞争环境,让国有科技型企业对数字化管理提出了更高的要求......

项目背景

西安公路研究院有限公司原名西安公路研究所,始建于1960年,原隶属于国家交通运输部,1975年与陕西省交通科学研究所合并,2000年底转制为国有科技型企业,2009年经陕西省交通运输厅批准更名为西安公路研究院,2021年5月改制为有限公司,企业注册总资金达1.5亿元人民币。

西安公路研究院有限公司是目前国内交通行业规模较大,集科研、勘察设计、试验检测、软件开发、监理、机电设计施工、仪器研发生产、路用材料开发销售、技术咨询为一体的科研机构。组织架构主要包括:11个行政部门、11个研究所、1个研发推广中心、5个具备独立法人资格的院属公司。全院主要业务范围:公路交通科学研究、勘察设计、试验检测、监理、交通工程设计施工、技术咨询、交通运输规划、材料研发销售等。2010年成为省发改委批准的首批省级“固定资产投资项目节能评估文件编制机构和评审机构”;2011年被认证为西安市“高新技术企业”。

 

信息化动因与用户需求

一般而言,科研单位旗下项目大多以项目课题为主,特点是金额大,每年动辄投入几个亿的研发费用,项目相关文件庞杂,涉及项目信息、人员、实验资源、物资采购、文档、成本等多方面的管理内容。

新时期,为了加深市场潜能与发展动力,用户单位管理层逐渐意识到利用信息化手段对企业资源进行统一管理和有效利用的重要性,而以移动化、智能化为手段的协同OA办公软件,无疑将成为管理的重要突破口。尤其当下正值“数字中国”时代,西安公路研究院亟须拥抱数字技术,进而服务“数字经济”、“智慧城市”、“数字工程”,进而推动企业转型升级,以数字动能助力企业高质量发展。

用户企业信息化需求:

期望依托协同OA系统搭建自有办公自动化支撑平台,实现于组织内部的办公智能化,建成完整统一、深度应用、安全稳定的内部业务协同联动办公平台;在实现高效线上办公的同时,更能提升组织内部决策效率、企业上下管控效率、信息有效利用率等。其需求具体表现为:

希望通过拉通商机、合同、应收、产值管理等流程,赋能项目经营一体化高效管控;

变“人找事”为“事找人”,让院领导、工程师等通过角色门户轻松、快速协作;

希望依托科研人员项目经验、项目成果等知识资产,盘活、复用,继而赋能科研与技术创新......

因此,通达决定根据科研院所以及一些大型项目承包企业的实际特点,助力组织实现项目全流程管理、项目全方位维护,创新管理模式。

项目概况

一、项目实施计划及建设目标:

作为一家老牌国资科研企业,用户单位早在2013年便启动了信息化建设项目,当时选型搭建了通达OA网络智能办公系统并投入使用。作为通达OA科研行业资深老用户,多年来伴随着自身组织机构内部的快速发展,近期新增了有关优化OA流程行政业务审批等新协同办公需求。在对用户企业内部OA系统应用需求进行充分调研和分析后,此次,通达本地项目服务团队结合用户企业现有组织架构构成情况以及未来发展规划的具体需求,利用通达OA协同办公平台开放统一的集成部署特性,帮助用户优化提升组织内部合同管理、项目管理、绩效管理、公告通知以及行政管理等工作流程的规范性与时效性,并进一步梳理内部文件资料管理制度,进而统一优化组织内部公共知识文件库,确保用户单位科研成果与工作成效优势转化。

二、系统建设内容与实施范围:

鉴于用户单位已于早前在全院范围内实施搭建了符合行业标准与业务需求的网络智能办公系统,近期通达本地项目服务团队结合组织内部人员组织架构的构成情况,在对该用户内部OA系统优化应用需求进行充分调研和分析后,对用户单位内部OA系统进行了全面的运维优化。目前用户单位已优化完善了包括行政业务在线审批、电子邮件、公共文件柜、网络硬盘、公告通知等功能模块,同时项目团队还依托通达OA强大的工作流平台为用户定制开发了企业专属的绩效考核、业绩平台、项目管理及合同管理等极具个性化的系统应用。

三、系统应用情况与项目成果:

日前从通达OA四川本地项目服务团队处获悉,西安公路研究院有限公司协同OA办公系统优化提升项目现已顺利通过验收。服务团队根据用户需求实施了对应用功能的深度优化与再细化,截至目前,系统运转情况平稳顺畅,各应用模块的使用功能也正趋于完善,项目成果完全符合用户单位信息化建设预期,为用户于组织内部搭建安全稳定的业务协同联动机制提供了坚实的平台支撑。用户OA系统相关应用情况节选如下:

1、行政业务审批:贴合用户实际管理需求,完善优化行政/业务审批流程。

2、公共文件柜:对各项管理机制/文件制度进行梳理,可快速查阅各类规章文件资料。

3、公告通知:搭建公告通知信息发布通道,覆盖全院所有领导干部及职工。

4、绩效考核:用于提交月度目标完成计划和汇总月度目标完成情况。

5、业绩平台:划分权限实现合同文件、人员资质及单位资质的增删改查。

6、项目管理:主要涵盖立项、评审、会签及技术实施四个阶段。

 

项目实践成果及意义

西安公路研究院有限公司全新一体化综合管理平台,全面提升了用户单位综合管理水平,帮助企业落地三大价值,借力通达OA打造数字研究院所:

项目全程管控,提升市场经营能力。构建项目管理、合同管理、费控管理等多类平台,支撑项目经营全过程管理,实现放管服一体化,支撑项目目标高效达成,提升市场经营水平;

部署多类协同应用,提升综合管控水平。部署流程管理、门户管理、知识管理、公文管理、会议管理等多类应用,支撑跨组织跨部门高效协作,提升综合管控水平;

盘活单位60多年知识资产,赋能科技创新。构建知识仓库,沉淀知识资产,助力知识快速共享、查找、复用,进一步促进知识的创新。

作为成立60多年的知识密集、技术密集企业,如何活用知识与经验,是一个重要命题。由此可见,种种内控机制的优化改进,为国资科研单位推动自身资源数据共享,实现精细化运营扫清了障碍。企业如今实现了对研发生命周期的统一管理,可全盘了解机构所有项目的立项及工作进展情况,人财物在一个平台上实施统一管理;相关项目部门可灵活适用不同类型的科研项目管理,灵活搭建各领域的标准流程体系,并可复制复用,在积累知识资产的同时,通过多场景的知识应用,为数字型智慧院所的构建奠定了坚实的基础。

自始至今,通达始终致力于服务好科研院所行业用户实现数字化转型的发展需要,在与万千OA用户一起向未来的同时,将继续以信息化服务为基础,科技体制改革工作方针为指导,在提供更加高效、安全的协同OA办公软件的同时,还将努力为科研院所用户构建“数字化+平台化”的协同管理新机制,并强化科研型组织创新驱动,继而为助推经济社会高质量发展贡献央企力量。